Müssen Meetings Zeitfresser sein?

Fünf Wörter, die jeden Arbeitstag ruinieren können: „Lass uns ein Meeting ansetzen.“ Niemand mag Meetings. Sie gelten als Zeitfresser, Produktivitätskiller, Ausbund an Langeweile und Sinnlosigkeit.

Doch wenn alle sie hassen, warum finden dann noch immer so viele statt?

Gibt es so viele Sadisten, die Meetings ansetzen, nur um ihre Untergebenen, Kolleginnen und Kollegen zu quälen? Sind Vorgesetzte einfach so doof, dass sie nicht merken, wie sinnlos Meetings sind? Oder gibt es eine nachvollziehbare Erklärung – die uns sogar dabei helfen kann, unsere Meetingkultur zu verbessern? 🤔

Meiner Erfahrung nach gibt es zwei Arten von Meetings.

Und die Probleme fangen immer dann an, wenn die Grenzen zwischen ihnen verschwimmen: das kollaborative Meeting und der Informationsaustausch. Bei Ersterem geht es darum, gemeinsam an einem bestimmten Problem oder einer Fragestellung zu arbeiten und eine Lösung zu entwickeln. Bei Letzterem geht es darum, wichtige Informationen an eine größere Gruppe weiterzugeben und Raum für Fragen zu schaffen – und vor einem solchen Meeting sollte immer (!) die Frage stehen: Kann ich das auch per E-Mail machen? 📩

Und – zugegeben – dann gibt es noch eine dritte Art, die wir am besten bereits vorgestern abgeschafft hätten. Ich nenne es „Fake Work“: Meetings, die keinen echten Zweck haben und letztendlich nur einberufen werden, weil jemand das Gefühl hat, dass mal wieder ein Meeting an der Reihe wäre. Leute, lasst das bleiben. Wenn ihr nicht in einem Satz sagen könnt, was der Zweck eines Meetings ist, sagt es ab (oder plant es gar nicht erst ein).

Das ideale Meeting hat ein eindeutiges Ziel,...

...eine feste Form, eine maximale, aber keine minimale Dauer, und es nehmen genau die Leute daran teil, die dafür benötigt werden. ✔

Wo das nicht zutrifft, werden Meetings zum Zeitfresser: Was als Kollaboration gedacht war, wird auf einmal zur Bühne für den lautesten Selbstdarsteller, der es in einen Vortrag verwandelt. Was als Vortrag mit anschließender Fragerunde angesetzt war, wird zum ziellosen Hin und Her zwischen den Vorlautesten. Niemand traut sich auszusprechen, dass jetzt eigentlich alles gesagt ist und man wieder zurück an den Schreibtisch kann. Und so sitzt die ganze Abteilung im Besprechungsraum, scrollt heimlich unter dem Tisch durchs Internet und fragt sich, warum sie eigentlich in diesem sinnlosen Meeting sitzen, während die eigentliche Arbeit liegen bleibt. ❌

Die Lösung liegt also auf der Hand:

Bevor ich ein Meeting einberufe, stelle ich mir drei Fragen. 👇

1. Was ist mein Ziel?
2. Ist ein Meeting dafür die richtige Form, oder könnte ich auch eine Rundmail schreiben?
3. Wer wird wirklich gebraucht?

Erst wenn ich alle drei Fragen befriedigend beantworten kann, suche ich nach einem Termin. Das reduziert die Zahl der Meetings, deren Dauer, aber vor allem die Frustration, die sie auslösen. 🙌 Denn nichts nervt mehr als unnötige Meetings, die die konzentrierte Einzelarbeit unterbrechen, Zeit verschwenden und von Wichtigerem abhalten.

Doch ein kurzes, konzentriertes und produktives Meeting mit einem engagierten Team, aus dem alle früher als geplant und mit einer handfesten, gemeinsam entwickelten Lösung herauskommen: Das ist gut genutzte Zeit, echte Motivation und ganz nebenbei noch eine teambildende Maßnahme. 💯

Alles andere passt in eine E-Mail. Versprochen.

#teammähren #realestate #team #arbeitsalltag #meeting

rekittke.d@gmail.com